Ai avut o zi cu multe încasări cash, ai ținut chitanțele grămadă pe birou, seara, constați că nu mai știi exact ce ai în casă? Aici intră în scenă registrul de casă, documentul ăla aparent plictisitor, dar care îți poate salva nervi, bani și inclusiv un control ANAF cu emoții. Dacă știi cine îl completează și ce operațiuni se trec în el, „casa” firmei nu mai e niciodată un haos.

Cine are, de fapt, obligația să țină registrul de casă

Orice firmă care lucrează cu numerar are nevoie de un registru de casă. Vorbim de SRL, PFA, întreprinderi individuale, ONG-uri sau instituții publice care încasează sau plătesc bani cash. Registrul este documentul prin care ții evidența tuturor încasărilor și plăților în numerar, zi de zi, în ordine cronologică. Asta reiese atât din reglementările contabile, cât și din ghidurile de specialitate publicate în 2025-2026 pentru mediul de afaceri.

Dacă firma ta nu are deloc operațiuni cu numerar (totul trece prin bancă, card sau alte instrumente moderne), nu ești obligat să ții registrul de casă. Totuși, mulți consultanți recomandă un registru „zero” ca să poți dovedi, la nevoie, că nu s-au făcut plăți sau încasări cash într-o anumită perioadă, după cum explică și materiale de specialitate apărute recent pentru antreprenori.

Registrul poate fi pe hârtie (formular tipizat sau listă tipărită) sau generat dintr-un program informatic, dar modelul trebuie să respecte structura prevăzută de Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015, care stabilește formularele financiar-contabile. Acest ordin include registrul de casă ca document obligatoriu pentru evidența încasărilor și plăților în numerar, cu soldul de casă la final de zi, conform textului oficial publicat în Monitorul Oficial.

Cine completează registrul de casă în firmă

În teorie, registrul de casă se completează de casier. În practică, la firmele mici și foarte mici, „casierul” este, de multe, aceeași persoană care este și administrator, și contabil de mână, și omul de vânzări. Important este ca în document să fie trecut clar cine a întocmit registrul și cine l-a verificat.

Configurația clasică arată cam așa:

  • casierul întocmește registrul de casă pentru ziua respectivă, pe baza chitanțelor, dispozițiilor de plată/încasare, rapoartelor Z de la casa de marcat etc.
  • responsabilul financiar-contabil (intern sau contabilul extern) verifică matematic și formal registrul și îl folosește pentru înregistrările contabile;
  • administratorul răspunde, în final, de corectitudinea și existența acestui document în firmă.

În instituțiile publice, normele de casierie prevăd clar că trebuie organizată activitatea de casierie astfel încât încasările și plățile în numerar să fie efectuate în condiții de siguranță și cu respectarea plafonului de casă stabilit de trezorerie, cu evidențiere prin registrul de casă, potrivit unei norme Ministerului Finanțelor aflate încă în vigoare și actualizate periodic.

Un detaliu pe care mulți îl sar: persoana care completează registrul de casă trebuie să fie nominalizată printr-o decizie internă (decizie de numire casier), tocmai pentru ca răspunderea să fie clară dacă apar lipsuri de numerar sau diferențe între evidență și realitate.

Ce operațiuni se trec în registrul de casă

Registrul de casă nu este „jurnal de firmă”, ci se ocupă strict de numerar: lei sau valută, după caz. În el se trec toate operațiunile care modifică efectiv banii existenți în casierie, într-o zi:

  • încasări în numerar de la clienți (persoane fizice sau juridice), pe baza chitanțelor, bonurilor fiscale sau altor documente justificative;
  • ridicări de numerar de la bancă (pe CEC, OP numerar etc.), când aduci bani fizic în casă;
  • plăți în numerar către furnizori, colaboratori, prestatori de servicii, în limita plafoanelor legale de numerar;
  • avansuri spre decontare acordate angajaților (diurne, deplasări, achiziții minore), în limitele stabilite de Legea 70/2015 pentru plăți din avansuri;
  • decontări de avansuri, când angajatul aduce înapoi numerar sau documente de cheltuieli și se închide avansul;
  • plăți de salarii și alte drepturi de personal în numerar;
  • alte operațiuni de casă, de exemplu depunerea numerarului la bancă (ieșire din casierie).

Toate aceste operațiuni se limitează, din perspectiva valorii, de Legea nr. 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare, care plafonează încasările și plățile în numerar între firme și între firme și persoane fizice. Forma actualizată a legii, valabilă la 1 ianuarie 2026, păstrează plafoanele zilnice de numerar pe tipuri de tranzacții și prevede că sumele care depășesc plafoanele trebuie derulate prin conturi bancare.

Pe scurt, orice intrare sau ieșire de numerar trebuie să aibă un document justificativ în spate și să apară în registru, la data la care s-a produs efectiv.

Cum arată practic o zi în registrul de casă

Dacă deschizi un registru de casă conform Ordinului 2634/2015, vei găsi mai multe coloane care nu sunt acolo de decor. Modelul standard, folosit și în formularele tipizate și în aplicațiile software, cuprinde de regulă:

  • data;
  • numărul curent al operațiunii;
  • explicația (descriere scurtă: „Încasare client X fact. nr…”, „Plată furnizor Y”, „Ridicare numerar bancă” etc.);
  • numărul și tipul documentului justificativ (chitanță, dispoziție de plată/încasare, raport Z, extras de cont pentru ridicări etc.);
  • sume încasări (intrări de numerar);
  • sume plăți (ieșiri de numerar);
  • soldul de casă după fiecare operațiune.

Registrul începe cu soldul inițial al zilei (câți bani ai în casă la ora 0:00) și se încheie cu soldul final, care, în mod ideal, trebuie să coincidă cu banii numărați efectiv în casierie. Ordinul 2634/2015 stabilește că registrul de casă este documentul de stabilire, la sfârșitul fiecărei zile, a soldului de casă în lei sau valută.

Registrul se completează, de regulă, zilnic, pentru fiecare punct de lucru care are casierie proprie. Dacă ai mai multe case (de exemplu, magazin și punct de lucru în alt oraș), fiecare are propriul registru de casă, iar ulterior datele se centralizează în contabilitate.

Ce NU se trece în registrul de casă

Aici apar multe încurcături în practică. Registrul de casă se ocupă exclusiv de numerar, adică bani efectiv existenți în sertarul casei sau în seiful firmei. Nu se trec în registru:

  • încasările prin card bancar, chiar dacă ai un POS lângă casă;
  • transferurile bancare (OP-uri primite sau făcute din contul firmei);
  • compensările între firme sau stingerea datoriilor fără trecere prin numerar;
  • operațiunile doar scriptice (de exemplu, o trecere dintr-un cont contabil în altul fără bani fizici).

Operatorii de gestiune și contabilii confirmă, inclusiv în discuții profesionale recente, că înregistrarea în registrul de casă a încasărilor prin card este o greșeală frecventă: multe raportări Z vin cu total „cash + card”, iar cine nu e atent trece totul ca numerar, ceea ce umflă artificial soldul de casă și poate crea probleme la inventar.

Dacă, totuși, s-a emis din greșeală un bon fiscal „cash” pentru o plată cu cardul, diferența trebuie corectată prin documente justificative și note contabile, nu „cosmetizată” în registru. Altfel, te poți trezi că pe hârtie ai mai mulți bani decât în sertar, ceea ce, la un control, nu arată deloc bine.

Plafonul de numerar și legătura cu registrul de casă

Legea 70/2015, actualizată inclusiv prin acte normative din 2023 și 2025, limitează încasările și plățile în numerar între firme și între firme și persoane fizice. Potrivit acestei legi, există plafoane zilnice pentru:

  • încasări și plăți cash între persoane juridice;
  • plăți către persoane fizice, inclusiv din avansuri spre decontare (unde plafonul zilnic pe persoană a fost ajustat printr-o ordonanță de urgență la final de 2023);
  • operațiuni speciale, cum ar fi magazinele cash & carry sau tranzacții cu persoane fizice, pentru care au existat reduceri de plafon începând cu 2025, menționate în comentarii de specialitate pe marginea modificărilor Codului fiscal.Registrul de casă este, de fapt, oglinda prin care se vede dacă respecți sau nu aceste plafoane. De aceea, nu poți „sparge” intenționat o plată de 20.000 lei către un furnizor în mai multe plăți cash în aceeași zi, doar ca să pari în limite: legea vorbește și despre operațiuni efectuate cu scopul de a eluda dispozițiile privind plafoanele, ceea ce poate atrage sancțiuni.

    Ce înseamnă asta pentru tine, în termeni foarte concreți? Când faci o plată mare și vrei s-o faci cash, te uiți mai întâi la plafoanele din Legea 70/2015, apoi decizi: fie fragmentezi legal plata pe mai multe zile (dacă situația o permite), fie o faci prin bancă. Iar în registrul de casă treci exact ce ai plătit efectiv, în ziua respectivă.

    Cine răspunde dacă registrul de casă nu este ținut corect

    Poate părea un simplu „caiet de bani”, dar, juridic, registrul de casă este document oficial. Dacă lipsesc perioade întregi, dacă nu sunt trecute toate operațiunile sau dacă soldul scriptic nu bate cu numerarul efectiv, răspunderea este, în lanț:

    • casierul sau persoana împuternicită, pentru completare incorectă sau lipsă de documente justificative;
    • administratorul, pentru organizarea defectuoasă a circuitului documentelor și a casieriei;
    • eventual, contabilul, dacă nu a semnalat problemele evidente din registru.

    Un raport oficial al unei instituții de stat din 2025, care a analizat modul în care a fost ținut registrul de casă într-o structură publică, arăta că neînregistrarea unor sume ridicate de la bancă în registrul de casă și în contul de casă din contabilitate a dus la suspiciuni de delapidare, exact pentru că banii nu mai apăreau nicăieri în evidențe.

    La firmele private, nuanța e aceeași, doar că interlocutorul este, de obicei, ANAF, în situații grave, organele de urmărire penală. Registrul de casă este una dintre primele piese de puzzle cerute la un control, iar modul în care arată spune multe despre disciplina financiară a firmei.

    Notă: Informațiile din acest articol au caracter general și nu reprezintă consultanță juridică sau fiscală personalizată. Reglementările privind numerarul și registrul de casă pot suferi modificări, iar aplicarea lor concretă diferă de la o firmă la alta. Pentru situații punctuale, discută cu un contabil autorizat sau cu un consultant fiscal înainte de a lua decizii.

    Poate părea o formalitate în plus, încă un „formulărel” de completat la birou. Dar, dacă îl privești ca pe harta banilor care intră și ies din firmă, registrul de casă devine brusc mai interesant. De aici vezi unde se scurg banii, cât cash ții la sertar și cât de liniștit poți dormi dacă mâine bate ANAF la ușă.