Ai găsit omul potrivit, dar prima angajare într-o firmă mică înseamnă mai mult decât să stabiliți salariul și data începerii. Înainte de prima zi trebuie pregătite contractul, documentele de personal și instruirea pentru securitatea muncii, iar unele formalități au termene stricte. Iată ce să verifici, ce costuri să bugetezi și când ai nevoie de contabil sau specialist în resurse umane.
Înainte de ofertă, calculează costul complet al postului
Salariul net pe care îl negociezi cu viitorul angajat nu este costul total al firmei. Bugetul trebuie să includă salariul brut, contribuțiile și impozitul reținute potrivit regulilor aplicabile, precum și contribuția datorată de angajator, acolo unde se aplică. Calculul exact depinde de situația salariatului și de regimul fiscal în vigoare, așa că cere contabilului o simulare înainte să promiți o sumă.
Mai sunt cheltuieli care nu apar întotdeauna în prima discuție despre salariu: serviciile de medicina muncii, instruirea și evaluarea riscurilor de securitate și sănătate în muncă, echipamentele necesare postului sau un program de pontaj. Prețurile diferă în funcție de furnizor, localitate și natura activității. Cere oferte înainte de angajare și verifică ce servicii includ, nu doar prețul afișat.
La o firmă cu trei oameni, de pildă, un angajat nou poate schimba programul echipei și felul în care sunt acoperite perioadele aglomerate. Bugetează și timpul necesar pentru acomodare: cine îi explică procedurile, cine verifică primele lucrări și ce se întâmplă când persoana care îl formează are propriile termene. Costul postului nu se oprește la fluturașul de salariu.
Stabilește clar ce va face angajatul și în ce condiții
Înainte să redactezi contractul, descrie postul în termeni concreți. „Se ocupă de vânzări” poate însemna apeluri, ofertare, actualizarea comenzilor sau relația cu clienții nemulțumiți. O descriere clară ajută și firma, și angajatul să înțeleagă ce intră în responsabilitățile rolului, cui raportează și cum se desfășoară munca.
Clarifică salariul brut, data începerii, locul muncii, programul și durata contractului, dacă este pe perioadă determinată. Dacă postul implică muncă la distanță sau deplasări, discută de la început cum se organizează activitatea și ce echipamente pune la dispoziție firma. Nu lăsa detaliile pentru prima zi, când angajatul poate descoperi că oferta și realitatea nu coincid.
Contractul individual de muncă trebuie încheiat în scris înainte ca persoana să înceapă activitatea. Angajatorul trebuie să transmită datele în Registrul general de evidență a salariaților, prin REGES-ONLINE, în termenul prevăzut de regulile în vigoare. Verifică procedura actuală și momentul exact al raportării cu specialistul care gestionează salarizarea sau cu Inspectoratul Teritorial de Muncă. În practică, amânarea actelor până după prima zi este una dintre greșelile care pot transforma o angajare simplă într-o problemă administrativă.
Pregătește dosarul, medicina muncii și instruirea
Nu există un dosar universal identic pentru fiecare post și fiecare situație. În mod obișnuit, angajatorul are nevoie de datele necesare întocmirii contractului, de documentele care justifică anumite informații declarate de salariat și de fișa postului. Specialistul în resurse umane sau contabilul îți poate spune ce este necesar în cazul concret și cum trebuie păstrate documentele.
Înainte de începerea activității, angajatul trebuie să treacă prin examenul de medicina muncii pentru postul respectiv. Medicul de medicina muncii stabilește aptitudinea în raport cu activitatea și riscurile profesionale. Nu trata această etapă ca pe o formalitate de completat cândva: discută din timp cu furnizorul și află ce documente trebuie să îi trimiți.
Firma trebuie să organizeze și instruirea de securitate și sănătate în muncă, precum și instruirea pentru situații de urgență, potrivit cerințelor aplicabile activității. Un operator care lucrează la birou și un angajat care folosește utilaje nu au aceleași riscuri. Instruirea și evaluarea trebuie să reflecte munca reală, nu să fie doar niște formulare semnate fără explicații.
În funcție de firmă și de activitate, verifică înainte de prima zi că sunt pregătite:
- contractul individual de muncă și fișa postului;
- înregistrarea în REGES-ONLINE, în termenul aplicabil;
- examenul de medicina muncii;
- instruirea de securitate și sănătate în muncă și cea pentru situații de urgență;
- accesul la echipamente, conturi și procedurile de lucru.
Lista nu înlocuiește verificarea dosarului cu un specialist. Mai ales dacă postul presupune lucru în ture, manipularea unor produse sau acces la date ale clienților, pot exista cerințe suplimentare legate de activitate.
Organizează prima zi și primele luni, nu doar actele
Într-o firmă mică, integrarea se face adesea din mers: antreprenorul îi arată noului coleg unde sunt fișierele, apoi îl lasă să răspundă la telefon pentru că sună un client. E firesc să apară improvizații, dar un plan simplu reduce încurcăturile. Stabilește cine îl întâmpină, ce acces primește, ce sarcini poate prelua de la început și cui îi cere ajutor.
Dacă folosești o perioadă de probă, verifică împreună cu specialistul condițiile care se aplică acelui contract și post. Folosește perioada pentru a clarifica așteptările și a oferi feedback, nu pentru a amâna discuțiile despre probleme. La rândul său, angajatul trebuie să știe ce înseamnă o treabă bine făcută: de exemplu, câte solicitări gestionează, ce informații trebuie să noteze sau când escaladează o problemă către manager.
După prima lună, compară planul cu ce s-a întâmplat: ce sarcini a preluat, ce instruire îi mai trebuie și dacă volumul de muncă este realist. Observația practică pentru firmele mici este că actele se pregătesc, de regulă, pentru data angajării, dar succesul colaborării depinde și de lucrurile mai puțin spectaculoase: un coleg desemnat să răspundă la întrebări și acces la informațiile fără de care munca se blochează.
Întrebări frecvente
Poate angajatul să înceapă înainte de semnarea contractului?
Contractul trebuie încheiat înainte de începerea activității. Confirmă cu specialistul care gestionează angajarea și termenul de raportare în REGES-ONLINE înainte să stabilești prima zi de lucru.
Cine organizează medicina muncii și instruirea SSM?
Angajatorul trebuie să organizeze aceste etape. Furnizorul de medicina muncii și specialistul responsabil de securitatea muncii îți pot preciza documentele și instruirea potrivite postului.
Pot gestiona singur prima angajare?
Poți pregăti descrierea postului și planul de integrare, dar pentru contract, salarizare și raportările obligatorii e prudent să verifici cerințele cu un specialist în resurse umane sau cu contabilul.
Prima angajare nu se rezolvă doar când candidatul acceptă oferta. Dacă pregătești din timp bugetul, actele și primele sarcini, noul coleg poate începe să lucreze fără ca firma să improvizeze fiecare pas.
Surse
Informațiile despre raportarea salariaților și obligațiile angajatorului trebuie verificate la Inspecția Muncii și în REGES-ONLINE. Pentru cerințele de securitate și sănătate în muncă, consultă Inspecția Muncii, iar pentru examenul de aptitudine, furnizorul de medicina muncii.
Acest articol are rol informativ și nu înlocuiește consultanța juridică sau de resurse umane. Verifică cerințele aplicabile angajării cu un specialist în resurse umane, un avocat de dreptul muncii sau instituția competentă.
